Учет кадров на аутсорсинге: как организовать процесс и избежать ошибок

Аутсорсинг кадрового учёта – это современное решение для компаний, стремящихся оптимизировать бизнес-процессы и сократить административные расходы. Однако передача функций кадрового учёта внешней компании требует тщательного подхода, чтобы избежать юридических и налоговых рисков. В этой статье мы разберём, как правильно организовать кадровый учёт на аутсорсинге и минимизировать возможные ошибки.

Что такое кадровый учёт на аутсорсинге?

Кадровый учёт на аутсорсинге – это передача функций по ведению кадровой документации, расчёту заработной платы, оформлению отпусков, больничных и других кадровых задач специализированной внешней компании. Это решение позволяет:

• сократить затраты на содержание кадрового отдела;
• снизить риски ошибок в документации;
• обеспечить соблюдение трудового законодательства.

Пример: компания может передать на аутсорсинг расчёт зарплаты и ведение трудовых книжек, сохранив лишь базовый контроль за сотрудниками.

Преимущества кадрового учёта на аутсорсинге

Передача кадрового учёта профессионалам имеет несколько важных преимуществ:

• Экономия времени и ресурсов: освобождение сотрудников компании от рутинной работы.
• Снижение ошибок: профессиональные аутсорсинговые компании обладают опытом и используют современные технологии для ведения учёта.
• Соблюдение законодательства: внешние компании отслеживают изменения в законодательстве и внедряют их в работу.
• Гибкость: возможность масштабировать услуги в зависимости от роста или сокращения численности сотрудников.

Как организовать кадровый учёт на аутсорсинге?

1. Выберите надёжного провайдера

При выборе компании для аутсорсинга кадрового учёта обращайте внимание на:

• опыт и репутацию на рынке;
• наличие сертификатов и лицензий;
• отзывы других клиентов;
• перечень услуг и стоимость.

Совет: перед заключением договора проведите аудит компании и уточните, как она организует защиту данных.

2. Заключите договор

Договор на аутсорсинг должен включать:

• перечень услуг (ведение учёта, расчёт заработной платы, подготовка отчетов и т.д.);
• сроки и порядок выполнения работ;
• ответственность за ошибки;
• условия конфиденциальности данных.

Важно: подробно прописывайте все обязанности сторон, чтобы избежать недоразумений.

3. Передайте данные

Для начала работы необходимо передать провайдеру всю необходимую информацию о сотрудниках:

• личные данные и копии документов сотрудников;
• трудовые договора;
• графики отпусков;
• историю начислений заработной платы.

Совет: используйте безопасные каналы передачи данных, чтобы защитить информацию от утечки.

4. Контролируйте выполнение задач

Несмотря на передачу функций на аутсорсинг, компания должна сохранять контроль над выполнением задач. Регулярно проверяйте:

• своевременность подготовки и подачи отчётов;
• правильность расчёта заработной платы;
• соблюдение сроков оформления документов.

Риски кадрового учёта на аутсорсинге

Кадровый аутсорсинг имеет свои риски, которые важно учитывать:

• Утечка данных: передача личной информации сотрудников требует высокой степени конфиденциальности.
• Ошибки в учёте: даже профессиональные компании могут допустить ошибки, за которые ответственность ложится на заказчика.
• Зависимость от провайдера: при изменении условий сотрудничества компании может потребоваться время для перехода к новому провайдеру.

Совет: включайте в договор пункт о компенсации убытков в случае ошибок со стороны провайдера.

Заключение

Кадровый учёт на аутсорсинге – это эффективное решение для оптимизации бизнес-процессов, если подходить к организации грамотно. Выбор надёжного провайдера, чёткое оформление договорных отношений и регулярный контроль помогут избежать ошибок и обеспечить соблюдение законодательства. Такой подход позволит сосредоточиться на развитии бизнеса, доверив рутинные задачи профессионалам.

Дополнительная информация

Что такое аутстаффинг?

Говорим про «аутстаффинг» простыми словами – кому полезна услуга?

Подробнее

Разрешен ли аутстаффинг?

Разрешено ли пользоваться аутстаффингом в РФ?

Подробнее

Аутстаффинг и аутсорсинг

В чем отличия между аутстаффингом и аутсорсингом?

Подробнее